现状就是未来

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最近在罗胖的60秒语音里听到这样一句话:未来只是我们现在做的事里面的某个基因的展开。这句话道出了现在与未来的本质关系:一个人不把握好当下,就没有未来可期。
 
关于现在与未来,生活中最现实的一个场景是准岳父母大人如何选女婿。我们都听说丈母娘的标准,没有房产证的谈恋爱都是在耍流氓。其实更贴近生活事实的场景里,岳父的话同样具有决定性。
 
我小时候生活的那条弄堂里,有一对教师夫妻,他们有一对女儿,长得标致好看,很多人感慨:能娶到他们家女儿的郎君,一定得有出色的实力或背景。其实,两个女婿都没有高学历,家境也一般般,但有一点共通之处,这两个女婿都写得一手好字,因为这是老丈人的硬性要求:人可以丑,但字一定不能丑。
 
怎么样,老丈人的标准是不是比丈母娘的更上一个档次?表面上看,字写得如何只是一个人审美偏好的取舍问题,这样的标准似乎有失偏驳,但仔细一想,这确实是那个时代相当可靠的标准。一个人要写得一手好字,首先文化品位不会太差。另外,要写得一手好字,一定要付出超出常人的努力。一个人能把定下的目标付诸行动,直到达成既定的目标,像这样做事有始有终追求闭环的年轻人,有什么理由不交托自己的女儿呢?
 
看来老丈人的考核标准很靠谱,等我上大学离开那条巷子的时候,那两个女婿,不到四十都成了各自企业的中层干部了。
 
当然,时代在改变,现在都是电脑打字了,很少需要用笔手写了,甚至有些字长期不写都不会写了,但是,这只是表面的形式变化,底层的逻辑并没有变。以前是写字,现在是写报告;一个用手,另一个用电脑,但核心标准没有变。以前是字如其人,写得一手好字可以成为个人品牌的无形背书,现在也一样,一个人若能写得一手好的报告,同样会令人刮目相看的。
 
今天就讲一个几乎是每个职场人都会遇到的课题:如何写出一份好的报告?无论是营销人员写的文案,还是财务人员做的绩效分析,几乎每个职场人都绕不开写报告这个课题。




如何写出一篇好的报告呢?




标准很多,我就用一条吧,看看一个靠卖报告吃饭的公司是怎么写报告的,比如著名的咨询公司麦肯锡。我在德国工作的时候,由于西门子特别喜欢用麦肯锡,甚至在我走廊的另一侧有他们常驻的办公室。因此,我也耳闻目染,获得了很多学习机会,从中学到了麦肯锡做报告的三个要素:数据+要点+讯息,对应的三个英文词分别是Data、Information、Message。
 
“数据”是干货,其重要性自不必说;“要点”则是基于“数据”推演出来的结论,它是整个报告的支撑轮廓,但这还不够,最后要有“讯息”,你想告诉读者的那一句话是什么,你得清晰地呈现出来。
 
我拿一个常见的报告来举例吧。
 

比如上面的这张数据表,是实际费用与预算的一个比较。先来看报告的1.0版本,就是从系统导出整个报告直接往上一贴就发出去了,其实这只是数据


2.0版本则需要做一些加工,比如加总获得一个整体的面貌,并算出一个百分比,用相对信息来代替绝对信息,以给读者更好的感知度。


3.0版本则要做进一步的提炼,将这张表里的一堆数据提炼出一句你最想告诉总经理的话,比如基于这张表的信息可以做这样的提炼:除了市场部三月份的一次性广告开支,总体各部门的费用都在预算范围之内。



这最后的一句话讯息,事实上就是一个报告人加工提炼的精髓,它反应了报告人的思维逻辑与概括能力。我要求我的下属在准备PPT报告时,一定要在副标题的位置写上你最想告诉读者的一句话讯息。比如,这样的一组副标题可以起到提携纲领的效果。
 





第一页,销售:上月的销售提升来自于阿尔法公司的首次批量出货







第二页,成本:连线优化的效率提升,弥补了供应链2%的材料涨价







第三页,存货:质量部的判定不决增加了10%的在制品无法入库







第四页,资金:国内销售占比的提升占用了15天的流动资金







第五页,投资:比预算同期少花了5百万是因为自动化项目的延后



标准讲清楚了,下一步就是如何做出一个好报告了。我这里介绍两个心得:结构上的由外向内,内容上的以终为始。
 


由外向内:一份好的报告一定是以读者为中心的,由外部需求作为出发点来准备内容的框架。比如,上面的财务报告五页PPT,是基于这样的逻辑来展开的:关于公司的财务业绩,总经理最关心的事有哪几个方面。以这个外部需求为指引来指导报告结构,而不是以自己的兴趣点与关注度展开内容。







Top Line:销售,这是公司业绩的最直观体现







Bottom Line:利润,重点讲述成本中最需要关注的那个点







Efficiency:存货,这是公司资产效率的关键指标







Safety:安全边界,公司的资金状况有无异常之处







Growth:成长性,关于投资,总经理最关心的是达成率与可控度



一份财务月度报告如果能以上面五个方面给出最相关的信息,那么从管理层的角度可以说是抓住了重点。
 
以终为始:很多人在做报告时,只是一种习惯性的信息堆叠,缺乏顶层设计的规划。在写一份报告之前的构思很重要,顶层规划一般涉及以下几个方面,我用一个PSA模型概括如下。
 

P,Purpose,目的:这份报告的目的是什么,是请求资源还是状态更新,是专题报告还是问题调查,这是第一步要明确的关键点。

S,Scope,范围:这份报告涉及多少家公司,多长时间,影响面多广,比如涉及总部的问题就没有必要在子公司经营会议上展开。
A,Approach,方法:这份报告以怎样的形式来突出重点,复杂的信息是否有必要做个归类整理。是否应该对问题进行主次分类,以便上级按可调配的资源作优先安排取舍,提出问题之后有没有改良措施


这样讲比较抽象,我用一个出差盘点报告为例来加以说明。假如说小张出了一周的差去A、B、C三家客户所在的自有仓库去盘点,结果发现了一大堆问题:有退货报告的数据真实性问题、有客户端对账不及时造成的收款问题,甚至还有出差人员的配置不合理问题,这样一份信息量庞杂的报告该如何呈现呢?
 
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由外向内的结构:这份报告很可能会经过内部抄送流转到总经理那里,所以要以总经理的视角来检阅每条信息的轻重缓急,于是要整理出三个主要问题与三个次要问题。总经理管理的事项很多,像出差盘点的报告可能只会花三分钟浏览一下,所以在内容架构上一定要以对照表的形式高度提炼,并最后给出一句话讯息。在结构设计上,内容就一页,其余的信息作为附件挂在后面,用可点击的箭头链接,这样读者可以根据自己的兴趣做选择性阅读。
 
以终为始的逻辑,反映了一个人做事有没有顶层设计的思维习惯。写报告与写作本质上是一回事,关于写作,财新杂志的主编王烁曾有过这样的一段精彩论述:写作是将网状的思想,通过树状的句法,在线性的文字中展开。提笔就写的报告,所呈现的一定是一张乱网般的杂乱思绪。
 

具体怎么做呢?结合上面的案例,沿用上述的PSA模型,我给大家解构一下一个好报告背后的思维逻辑。


P,Purpose,目的:这份报告一定要以解决问题为出发点,所以在列出问题时一定要提供相应的解决方案。

S,Scope,范围:强调这次只是抽查的部分仓库,所以在发现的问题点上要提醒相关部门关注未抽查到的仓库。
A,Approach,方法:有些问题虽然金额不大,但会有长期的收款风险问题,所以在内容的准备上要列出短期影响与长期影响,以便给出一个更全面的视角。

篇幅关系,我这里就不展开这份样本报告的细节了。这是若干年前我辅导下属做的一份报告,我的辅导思路不只是让他知道好的标准,更要教会他一套系统性的思维方法以及相应的布局设计。
 
见字如人,字写得漂亮,尚未谋面,就给人留下一个好印象。


好报告也是如此,一个特别留意将专业缩写展开备注的人,一定是个有体贴心的“暖男”,这样的人将来安排做客服与公关一定也好使;一个能将报告的结构梳理得井井有条的人,一定有着严谨的做事习惯,这样的人可以成为托付大事的靠谱之人。一个在问题之上总能附上解决方案的人,一定是个务实的实干家,这样的人应该特别擅长解决棘手问题。


一份好的报告,就是一个人品格与能力的代言书。要想留下一个靠谱可信的印象,就从写好当下的一份报告做起。
 

其实未来是不太需要经营的,专注做好当下的每件具体的事就行了。


来源:自严自语

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钱自严
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